Verwaltungsassistenz in Viernheim (m/w/d) – 23,00 € / Stunde – Teilzeitjob, Vollzeitjob, Nebenjob

Jobbeschreibung

Für Teilzeitjobs, Vollzeitjobs und Nebenjobs in Viernheim werden teamfähige und motivierte Verwaltungsassistenten gesucht.

Aufgaben

Verwaltungsassistenten spielen eine zentrale Rolle in der Organisation und Verwaltung von Unternehmen, Behörden oder anderen Institutionen. Ihre Aufgaben können je nach Branche, Unternehmensgröße und spezifischer Position variieren, beinhalten jedoch typischerweise folgende detaillierte Tätigkeiten:

Büroorganisation und -verwaltung in Viernheim:

• Terminplanung und -koordination: Organisieren und Verwalten von Terminen, Besprechungen und Veranstaltungen, oft in Zusammenarbeit mit Führungskräften oder Teams.
• Kalenderführung: Überwachen und Aktualisieren von Kalendern, um sicherzustellen, dass wichtige Termine und Fristen bei diesen Teilzeitjobs, Vollzeitjobs und Nebenjobs in Viernheim eingehalten werden.
• Dokumentenmanagement: Erstellen, Sortieren, Ablage und Pflege von Dokumenten, Akten und Dateien sowohl in Papierform als auch digital.
• Kommunikationsmanagement: Bearbeiten von Posteingängen und -ausgängen, Verfassen von Briefen, E-Mails und anderen Korrespondenzen, sowohl intern als auch extern.
• Empfang und Besucherbetreuung: Begrüßen und Betreuen von Besuchern, Annahme und Weiterleitung von Telefonaten.

Unterstützung der Führungskräfte in Viernheim:

• Vorbereitung von Unterlagen: Erstellen von Präsentationen, Berichten und anderen Dokumenten zur Unterstützung von Führungskräften in Viernheim.
• Reiseorganisation: Buchen von Reisen, Hotels und anderen Arrangements sowie Erstellen von Reiseplänen.
• Protokollführung: Aufzeichnen und Protokollieren von Besprechungen, inklusive Nachverfolgung von Aufgaben und Fristen.

Finanzverwaltung und Buchhaltung in Viernheim:

• Rechnungsbearbeitung: Erstellen und Verwalten von Rechnungen, Abrechnungen und Budgetübersichten.
• Kostenkontrolle: Überwachen von Ausgaben und Budgets in Viernheim, um sicherzustellen, dass Ausgaben den festgelegten Richtlinien entsprechen.
• Spesenabrechnung: Verwaltung und Bearbeitung von Spesenabrechnungen für Mitarbeiter und Führungskräfte.

Projektunterstützung:

• Projektkoordination: Unterstützung bei der Planung, Durchführung und Überwachung von Projekten in Viernheim, einschließlich der Koordination von Ressourcen und Zeitplänen.
• Datenanalyse: Sammeln, Auswerten und Bereitstellen von Daten zur Unterstützung von Entscheidungsprozessen innerhalb von Projekten.

Personalverwaltung in Viernheim:

• Unterstützung im Personalwesen: Pflege von Personalakten, Koordination von Bewerbungsgesprächen, Einarbeitung neuer Mitarbeiter und Verwaltung von Schulungsmaßnahmen bei diesen Teilzeitjobs, Vollzeitjobs und Nebenjobs in Viernheim.
• Zeiterfassung: Überwachung und Verwaltung von Arbeitszeiten, Urlaubsanträgen und Abwesenheitsmeldungen.

Einkauf und Beschaffung:

• Bestellwesen: Verwalten von Bestellungen für Büromaterialien und andere notwendige Ressourcen in Viernheim.
• Lieferantenmanagement: Kommunikation mit Lieferanten, Einholen von Angeboten und Überwachen von Lieferungen.

Technische Unterstützung:

• IT-Unterstützung: Betreuung von Bürotechnik wie Computern, Druckern und Telefonanlagen, sowie ggf. einfache Fehlerbehebung.
• Software-Nutzung: Verwaltung und Nutzung von Unternehmenssoftware wie CRM-Systemen, Datenbanken oder Buchhaltungsprogrammen.

Sicherheits- und Compliance-Aufgaben:

• Datenschutz und Sicherheit: Sicherstellung der Einhaltung von Datenschutzrichtlinien und Sicherheitsprotokollen innerhalb des Büros in Viernheim.
• Compliance-Überwachung: Unterstützung bei der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und interner Richtlinien.

Kommunikation und Schnittstellenfunktion:

• Schnittstelle zwischen Abteilungen: Koordination und Vermittlung zwischen verschiedenen Abteilungen oder Teams innerhalb der Organisation.
• Externe Kommunikation: Pflege von Beziehungen zu Kunden, Partnern und anderen externen Interessengruppen bei diesen Teilzeitjobs, Vollzeitjobs und Nebenjobs in Viernheim.

Sonstige Aufgaben:

• Eventmanagement: Planung und Organisation von internen und externen Veranstaltungen, wie z.B. Firmenfeiern, Tagungen oder Konferenzen in Viernheim.
• Kundenbetreuung: Unterstützung bei der Bearbeitung von Kundenanfragen, Beschwerden oder Rückmeldungen.

Die Aufgaben von Verwaltungsassistenten erfordern ein hohes Maß an Organisation, Kommunikationsfähigkeit, Diskretion und oft auch technisches Verständnis. Sie tragen wesentlich zur Effizienz und zum reibungslosen Ablauf von Geschäftsprozessen bei.

Anforderungen

Die Anforderungen an Verwaltungsassistenten sind in Viernheim vielfältig und hängen von den spezifischen Aufgaben und der Branche ab, in der sie tätig sind. Grundsätzlich umfassen die Anforderungen folgende Aspekte:

Fachliche Qualifikationen:

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung: Eine Ausbildung als Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement, Bürokaufmann/Bürokauffrau oder eine vergleichbare Ausbildung ist häufig Voraussetzung.
• Kenntnisse in Buchhaltung und Finanzen: Grundlegendes Verständnis von Buchhaltungsprozessen, Rechnungswesen und Budgetierung.
• Erfahrung im Büromanagement: Praktische Erfahrung in der Büroorganisation und Verwaltung ist bei diesen Teilzeitjobs, Vollzeitjobs und Nebenjobs in Viernheim von Vorteil.
• IT-Kenntnisse: Sicherer Umgang mit Bürosoftware (z.B. Microsoft Office Suite, insbesondere Word, Excel, Outlook) und idealerweise mit speziellen Programmen wie CRM-Systemen, Buchhaltungssoftware oder Dokumentenmanagementsystemen.
• Sprachkenntnisse: Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift; oft werden auch Fremdsprachenkenntnisse, insbesondere Englisch, gefordert.

Persönliche Eigenschaften und Soft Skills:

• Organisationstalent: Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu managen, Prioritäten zu setzen und dabei den Überblick zu behalten.
• Zuverlässigkeit und Genauigkeit: Sorgfältiges Arbeiten, besonders bei der Bearbeitung von Dokumenten, Terminen und Finanzdaten in Viernheim.
• Kommunikationsfähigkeit: Klare und effektive Kommunikation, sowohl mündlich als auch schriftlich, ist essenziell für den Austausch mit Kollegen, Führungskräften und externen Kontakten.
• Diskretion und Vertrauenswürdigkeit: Vertraulicher Umgang mit sensiblen Informationen, insbesondere im Bereich Personal und Finanzen.
• Flexibilität und Belastbarkeit: Fähigkeit, sich schnell auf neue Aufgaben und wechselnde Anforderungen einzustellen sowie unter Druck zu arbeiten.
• Teamfähigkeit: Gute Zusammenarbeit mit Kollegen und Vorgesetzten, aber auch die Fähigkeit, selbstständig zu arbeiten.

Erfahrung und Praxis:

• Berufserfahrung: Je nach Position kann einschlägige Berufserfahrung im Verwaltungs- oder Sekretariatsbereich gefordert werden.
• Erfahrung in der Projektarbeit: Praktische Erfahrung in der Unterstützung oder Leitung von Projekten ist oft von Vorteil.
• Erfahrung im Umgang mit Kunden: Umgang mit Kundenanfragen, Beschwerden und allgemeinen Kundenkontakten bei diesen Teilzeitjobs, Vollzeitjobs und Nebenjobs in Viernheim.

Zusätzliche Anforderungen:

• Zeitmanagement: Effiziente Zeitplanung und die Fähigkeit, Fristen einzuhalten.
• Problemlösungsfähigkeit: Fähigkeit, eigenständig Probleme zu identifizieren und Lösungen in Viernheim zu finden.
• Weiterbildung und Lernbereitschaft: Bereitschaft, sich kontinuierlich weiterzubilden und neue Technologien oder Arbeitsmethoden zu erlernen.
• Interkulturelle Kompetenz: In internationalen Unternehmen oder Organisationen kann interkulturelle Kompetenz gefordert sein.

Technische und rechtliche Anforderungen:

• Kenntnis von Datenschutzrichtlinien: Wissen über die Einhaltung von Datenschutzbestimmungen, besonders im Umgang mit personenbezogenen Daten.
• Rechtskenntnisse: Grundlegendes Verständnis rechtlicher Rahmenbedingungen, z.B. Arbeitsrecht, Vertragsrecht oder Unternehmensrecht, kann je nach Branche erforderlich sein.

Kaufmännisches Denken:

• Kostenbewusstsein: Verständnis für wirtschaftliches Handeln und die Fähigkeit, kostenbewusst bei diesen Teilzeitjobs, Vollzeitjobs und Nebenjobs in Viernheim zu arbeiten.
• Verhandlungsgeschick: Besonders bei der Arbeit mit Lieferanten oder Dienstleistern kann Verhandlungsgeschick wichtig sein.

Kulturelle und unternehmensspezifische Anforderungen:

• Kulturelle Passung: Die Fähigkeit, sich in die Unternehmenskultur einzufügen und deren Werte in Viernheim zu vertreten.
• Unternehmensspezifisches Wissen: Kenntnisse über die spezifische Branche, das Geschäftsmodell und die Produkte oder Dienstleistungen des Unternehmens.

Diese Anforderungen machen deutlich, dass von Verwaltungsassistenten eine breite Palette an Fähigkeiten und Qualifikationen erwartet wird, die sowohl fachliche als auch persönliche Kompetenzen umfassen.

Arbeitszeiten

Die zeitliche Flexibilität, die von Verwaltungsassistenten in Viernheim erwartet wird, kann je nach Beschäftigungsart (Teilzeit, Vollzeit oder Nebenjob) variieren. Hier sind die wichtigsten Aspekte, die diese Unterschiede und Gemeinsamkeiten beleuchten:

Vollzeitjobs in Viernheim:

• Reguläre Arbeitszeiten: In Vollzeitstellen in Viernheim arbeiten Verwaltungsassistenten in der Regel 35 bis 40 Stunden pro Woche. Die Arbeitszeiten sind meist festgelegt, z.B. von 8:00 bis 17:00 Uhr, wobei es oft eine Mittagspause von einer Stunde gibt.
• Überstunden: Es kann erforderlich sein, gelegentlich Überstunden zu leisten, insbesondere bei erhöhtem Arbeitsaufkommen, dringenden Projekten oder wenn wichtige Deadlines anstehen. Flexibilität bei der Anpassung an längere Arbeitstage oder Wochenendarbeit (wenn notwendig) wird erwartet.
• Erreichbarkeit: In manchen Positionen kann eine gewisse Erreichbarkeit außerhalb der regulären Arbeitszeiten notwendig sein, z.B. für dringende Anfragen oder zur Unterstützung von Führungskräften.

Teilzeitjobs in Viernheim:

• Reduzierte Arbeitszeit: Teilzeitstellen in Viernheim umfassen in der Regel 15 bis 30 Stunden pro Woche. Die Arbeitszeiten können je nach Vereinbarung und den Bedürfnissen des Unternehmens unterschiedlich verteilt sein, z.B. an bestimmten Tagen oder halbtags.
• Flexible Gestaltung: Teilzeitkräfte müssen oft flexibel sein, um zu Stoßzeiten oder bei wichtigen Projekten zusätzliche Stunden zu leisten. Manche Unternehmen erwarten auch, dass Teilzeitkräfte ihre Arbeitszeit flexibel anpassen können, z.B. um Urlaubsvertretungen zu übernehmen.
• Work-Life-Balance: Teilzeitbeschäftigungen werden oft gewählt, um eine bessere Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben zu ermöglichen. Dennoch kann von den Arbeitnehmern erwartet werden, bei Bedarf kurzfristig einzuspringen.

Nebenjobs (Minijobs) in Viernheim:

• Begrenzte Arbeitszeit: Nebenjobs in Viernheim sind in der Regel auf maximal 5 bis 8 Stunden pro Woche beschränkt, oft auch weniger. Die Arbeitszeiten sind meist flexibel und können sich nach den Bedürfnissen des Arbeitgebers oder den Verfügbarkeiten des Arbeitnehmers richten.
• Häufig unregelmäßige Arbeitszeiten: In Nebenjobs wird oft erwartet, dass die Arbeitszeiten unregelmäßig sind, z.B. abends, am Wochenende oder nach Bedarf des Unternehmens. Flexibilität ist hier besonders wichtig, da es keine festen Arbeitszeiten gibt.
• Zusätzliche Verfügbarkeit: Es kann sein, dass von Mitarbeitern in Nebenjobs erwartet wird, dass sie in Spitzenzeiten oder bei unerwartetem Arbeitsaufkommen kurzfristig einspringen.

Gemeinsamkeiten:

• Flexibilität bei Arbeitszeiten: In allen Beschäftigungsformen wird eine gewisse Flexibilität in Bezug auf die Arbeitszeiten erwartet, sei es für Überstunden, Anpassungen an betriebliche Bedürfnisse oder unerwartete Ereignisse.
• Anpassungsfähigkeit: Alle Verwaltungsassistenten in Viernheim müssen in der Lage sein, sich schnell auf Veränderungen einzustellen, sei es in der täglichen Arbeit oder bei kurzfristigen Anforderungen.
• Erreichbarkeit: Eine gewisse Erreichbarkeit außerhalb der regulären Arbeitszeiten kann auch in Teilzeit- und Nebenjobs gefordert sein, besonders wenn wichtige Aufgaben oder dringende Anfragen anstehen.

Unterschiede:

• Arbeitszeitumfang: Der Hauptunterschied liegt im Umfang der Arbeitszeiten. Vollzeitkräfte haben feste, häufig lange Arbeitszeiten, während Teilzeit- und Nebenjob-Kräfte weniger Stunden arbeiten, jedoch mehr Flexibilität in der Verteilung der Arbeitszeit aufweisen müssen.
• Verfügbarkeit für Überstunden: Vollzeitkräfte sind eher dazu verpflichtet, regelmäßig Überstunden zu machen, während dies bei Teilzeitkräften und besonders bei Nebenjobbern seltener vorkommt, aber dennoch möglich ist.
• Work-Life-Balance: Teilzeitkräfte streben oft eine bessere Work-Life-Balance in Viernheim an, während Nebenjobber möglicherweise zusätzliche Einnahmen oder berufliche Erfahrung neben einer anderen Haupttätigkeit suchen.

Insgesamt zeigt sich, dass die zeitliche Flexibilität für Verwaltungsassistenten in allen Arbeitszeitmodellen wichtig ist, jedoch je nach Beschäftigungsform unterschiedlich ausgeprägt sein kann. Vollzeitkräfte müssen oft mit einem höheren Maß an zeitlicher Verfügbarkeit rechnen, während Teilzeitkräfte und Nebenjobber in der Regel flexiblere, aber weniger umfangreiche Arbeitszeiten haben.