Sekretariatshilfen für Hamburg (m/w/d) – 21,00 € / Stunde – Minijobs, Nebenjobs, Studentenjobs

Jobbeschreibung

Für Minijobs, Nebenjobs und Studentenjobs in Hamburg werden gewissenhafte und zuverlässige Sekretariatshilfen gesucht.

Aufgaben

Die Aufgaben von Sekretariatshilfen in Hamburg sind vielfältig und umfassen zahlreiche administrative und organisatorische Tätigkeiten. Hier ist eine detaillierte Übersicht:

Büroorganisation in Hamburg:

• Verwaltung und Organisation von Büroabläufen in Hamburg.
• Bestellung und Verwaltung von Büromaterialien.
• Organisation und Pflege von Akten und Dokumenten (Papier und digital).

Terminmanagement:

• Koordination und Verwaltung von Terminen für Vorgesetzte und Mitarbeiter in Hamburg.
• Organisation von Besprechungen, einschließlich der Reservierung von Besprechungsräumen und der Vorbereitung benötigter Unterlagen.

Korrespondenz:

• Verfassen, Bearbeiten und Versenden von E-Mails, Briefen und anderen Geschäftsdokumenten.
• Entgegennahme und Weiterleitung von Telefonanrufen und Nachrichten.
• Bearbeitung der eingehenden und ausgehenden Post bei diesen Minijobs, Nebenjobs und Studentenjobs in Hamburg.

Datenverwaltung:

• Pflege und Verwaltung von Datenbanken und Kundenkontakten.
• Durchführung von Recherchen und Bereitstellung von Informationen für Mitarbeiter und Vorgesetzte.

Empfang und Betreuung von Gästen:

• Begrüßung und Betreuung von Besuchern und Gästen in Hamburg.
• Organisation und Bereitstellung von Erfrischungen und Catering für Meetings und Veranstaltungen.

Buchhaltung und Finanzen:

• Unterstützung bei der Rechnungsstellung und -verarbeitung.
• Verwaltung der Kasse und Bearbeitung von Ausgabenabrechnungen.
• Vorbereitung von Finanzberichten und Unterstützung bei der Buchhaltung.

Unterstützung der Geschäftsführung:

• Administrative Unterstützung für Führungskräfte, einschließlich der Vorbereitung von Präsentationen und Berichten.
• Organisation von Geschäftsreisen bei diesen Minijobs, Nebenjobs und Studentenjobs in Hamburg, einschließlich der Buchung von Flügen, Hotels und Transport.

Projektunterstützung:

• Unterstützung bei der Planung und Durchführung von Projekten in Hamburg.
• Koordination und Nachverfolgung von Projektaufgaben und -terminen.
• Erstellung und Pflege von Projektplänen und -dokumentationen.

Kommunikation:

• Interne und externe Kommunikation, einschließlich der Verbreitung von Informationen innerhalb des Unternehmens.
• Pflege und Aktualisierung von Verteilerlisten.
• Vorbereitung und Verteilung von internen Newslettern und Mitteilungen.

Sonstige Aufgaben:

• Durchführung allgemeiner Verwaltungsaufgaben wie Kopieren, Scannen und Archivieren von Dokumenten.
• Unterstützung bei der Organisation von Firmenveranstaltungen, Seminaren und Workshops in Hamburg.
• Erledigung von Besorgungen und administrativen Aufgaben nach Bedarf.

Diese Aufgaben erfordern bei diesen Minijobs, Nebenjobs und Studentenjobs in Hamburg in der Regel ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten, Kommunikationsfähigkeiten, Vertrautheit mit Bürosoftware (wie Microsoft Office oder vergleichbaren Programmen) und die Fähigkeit, in einem dynamischen Umfeld präzise und effizient zu arbeiten. Sekretariatshilfen spielen eine entscheidende Rolle bei der Unterstützung des reibungslosen Ablaufs des Tagesgeschäfts und tragen wesentlich zur Effizienz und Produktivität eines Unternehmens bei.

Anforderungen

Die Anforderungen an Sekretariatshilfen können je nach Unternehmen und spezifischer Position variieren. Es gibt jedoch bestimmte Fähigkeiten, Qualifikationen und persönliche Eigenschaften, die allgemein als wichtig erachtet werden. Hier sind die detaillierten Anforderungen bei diesen Minijobs, Nebenjobs und Studentenjobs in Hamburg:

Fachliche Anforderungen

Ausbildung:

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z.B. als Bürokaufmann/-frau, Kaufmann/-frau für Büromanagement oder eine vergleichbare Qualifikation.

Berufserfahrung:

• Idealerweise Berufserfahrung im Sekretariats- oder Verwaltungsbereich.
• Erfahrung im Umgang mit Bürotechniken und -geräten in Hamburg.

IT-Kenntnisse:

• Sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
• Kenntnisse in der Nutzung von Datenbanken und ggf. spezifischer Software (z.B. ERP-Systeme, CRM-Systeme).

Sprachkenntnisse:

• Gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift bei diesen Minijobs, Nebenjobs und Studentenjobs in Hamburg.
• Fremdsprachenkenntnisse (häufig Englisch) sind von Vorteil.

Persönliche Eigenschaften

Organisationstalent:

• Hervorragende organisatorische Fähigkeiten.
• Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu bewältigen und Prioritäten zu setzen.

Kommunikationsfähigkeit:

• Ausgeprägte mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten.
• Freundliches und professionelles Auftreten.

Diskretion und Vertrauenswürdigkeit:

• Verlässlicher Umgang mit vertraulichen Informationen in Hamburg.

Detailgenauigkeit:

• Hohe Genauigkeit und Sorgfalt bei der Arbeit.

Flexibilität und Belastbarkeit:

• Fähigkeit, auch unter Zeitdruck präzise und effizient bei diesen Minijobs, Nebenjobs und Studentenjobs zu arbeiten.
• Bereitschaft, sich auf wechselnde Anforderungen und Aufgaben einzustellen.

Teamfähigkeit:

• Fähigkeit, gut im Team zu arbeiten und sich in ein bestehendes Team zu integrieren.
• Kooperationsbereitschaft und Hilfsbereitschaft.

Weitere Anforderungen

Zeitmanagement:

• Effizientes Zeitmanagement und Fähigkeit zur Selbstorganisation.

Serviceorientierung:

• Kundenorientierte Denkweise und Handeln in Hamburg.
• Höflichkeit und Servicebewusstsein im Umgang mit internen und externen Kunden.

Eigeninitiative:

• Proaktive Arbeitsweise und die Fähigkeit, Aufgaben selbstständig zu erkennen und zu übernehmen.

Problemlösungsfähigkeit:

• Fähigkeit, Probleme zu erkennen, zu analysieren und praktikable Lösungen zu finden.

Anpassungsfähigkeit:

• Offenheit für Veränderungen und neue Aufgabenstellungen.
• Lernbereitschaft und kontinuierliche Weiterbildung.

Diese Anforderungen tragen dazu bei, dass Sekretariatshilfen bei diesen Minijobs, Nebenjobs und Studentenjobs effektiv und effizient arbeiten können und eine wertvolle Unterstützung für die gesamte Organisation darstellen.

Arbeitszeiten

Die zeitliche Flexibilität, die von Sekretariatshilfen in Hamburg bei Minijobs, Nebenjobs und Studentenjobs erwartet wird, kann je nach Art des Jobs und den spezifischen Anforderungen des Arbeitgebers variieren. Hier sind die Gemeinsamkeiten und Unterschiede im Detail:

Gemeinsamkeiten:

Flexible Arbeitszeiten:

• In allen drei Jobtypen wird oft eine gewisse Flexibilität in den Arbeitszeiten erwartet. Dies kann bedeuten, dass die Arbeitszeiten an die Bedürfnisse des Unternehmens angepasst werden müssen.

Teilzeitarbeit in Hamburg:

• Sowohl Minijobs, Nebenjobs als auch Studentenjobs sind in Hamburg in der Regel Teilzeitstellen, bei denen die Arbeitszeit deutlich unter der einer Vollzeitstelle liegt.

Variable Einsatzzeiten:

• Es kann vorkommen, dass kurzfristig zusätzliche Arbeitsstunden erforderlich sind, z.B. bei erhöhtem Arbeitsaufkommen oder unerwarteten Ereignissen.

Unterschiede:

Minijobs in Hamburg:

Geringfügige Beschäftigung in Hamburg:

• Minijobs sind auf eine Verdienstgrenze pro Monat beschränkt. Die Arbeitszeit richtet sich daher nach diesem Verdienstlimit.

Feste Arbeitszeiten:

• In vielen Minijobs sind die Arbeitszeiten relativ festgelegt und können sich an den Geschäftszeiten des Unternehmens orientieren.

Weniger Flexibilität:

• Die Flexibilität kann hier geringer sein, da Minijobs oft regelmäßige, aber wenige Arbeitsstunden umfassen.

Nebenjobs in Hamburg:

Zusätzliche Einkommensquelle:

• Nebenjobs werden häufig von Personen ausgeübt, die bereits einer Hauptbeschäftigung nachgehen. Daher müssen die Arbeitszeiten des Nebenjobs mit der Haupttätigkeit abgestimmt werden.

Hohe Flexibilität:

• Nebenjobs in Hamburg erfordern oft eine hohe Flexibilität, um Arbeitszeiten außerhalb der regulären Arbeitszeiten der Hauptbeschäftigung abzudecken, z.B. abends oder am Wochenende.

Individuelle Vereinbarungen:

• Die Arbeitszeiten können individuell mit dem Arbeitgeber abgestimmt werden, um persönliche und berufliche Verpflichtungen zu berücksichtigen.

Studentenjobs in Hamburg:

Studienkompatibilität:

• Studentenjobs in Hamburg müssen mit den Vorlesungszeiten und anderen akademischen Verpflichtungen vereinbar sein. Die Arbeitszeiten sind daher oft sehr flexibel.

Semesterabhängige Arbeitszeiten:

• Die Arbeitszeiten können während der Vorlesungszeit und in den Semesterferien variieren. In den Ferien ist oft mehr Arbeitszeit möglich.

Teilzeitarbeit:

• Studentenjobs sind in der Regel auf maximal 20 Stunden pro Woche während des Semesters begrenzt, um den Studierendenstatus zu erhalten.

Fazit:

• Minijobs bieten oft feste, aber wenige Stunden mit weniger Flexibilität in den Arbeitszeiten.
• Nebenjobs erfordern hohe Flexibilität und Anpassung an eine Hauptbeschäftigung.
• Studentenjobs bieten die größte Flexibilität, um den Anforderungen des Studiums gerecht zu werden.

Die genauen Anforderungen an die zeitliche Flexibilität hängen immer vom jeweiligen Arbeitgeber und den spezifischen Bedingungen des Arbeitsverhältnisses ab. Es ist wichtig, diese Aspekte vor Aufnahme der Tätigkeit zu klären, um sicherzustellen, dass die Erwartungen beiderseits erfüllt werden können.