Sekretär / Sekretärin für Osnabrück (m/w/d) – 26,00 € / Stunde – Vollzeitjob, Teilzeitjob, Temporär Job

Jobbeschreibung

Für Vollzeitjobs, Teilzeitjobs und temporäre Jobs in Osnabrück werden gewissenhafte und zuverlässige Sekretäre und Sekretärinnen gesucht.

Aufgaben

Sekretäre und Sekretärinnen übernehmen eine Vielzahl von Aufgaben, die von administrativen Tätigkeiten bis hin zu organisatorischen Aufgaben reichen. Hier sind die detaillierten Aufgaben und Verantwortlichkeiten bei diesen Vollzeitjobs, Teilzeitjobs und temporäre Jobs in Osnabrück:

Administrativen Aufgaben in Osnabrück

Korrespondenz und Kommunikation:

• Bearbeitung und Verwaltung von eingehender und ausgehender Post und E-Mails.
• Verfassen von Briefen, Memos und anderen schriftlichen Mitteilungen.
• Telefonmanagement, einschließlich Entgegennahme und Weiterleitung von Anrufen.

Terminplanung und Kalenderverwaltung:

• Koordination und Verwaltung von Terminen, Besprechungen und Veranstaltungen in Osnabrück.
• Organisation und Planung von Geschäftsreisen, einschließlich der Buchung von Flügen und Unterkünften.

Dokumentenmanagement:

• Erstellung, Formatierung und Verwaltung von Dokumenten, Berichten und Präsentationen.
• Führung und Pflege von Akten, sowohl in physischer als auch in elektronischer Form.
• Sicherstellung der Vertraulichkeit und Sicherheit von Dokumenten und Informationen bei diesen Vollzeitjobs, Teilzeitjobs und temporäre Jobs in Osnabrück.

Organisatorischen Aufgaben

Meeting-Management:

• Vorbereitung von Besprechungsräumen, einschließlich technischer Ausstattung.
• Erstellen von Tagesordnungen und Protokollen für Meetings in Osnabrück.
• Nachverfolgung von Aufgaben und Beschlüssen aus Besprechungen.

Büroorganisation und -verwaltung:

• Bestellung und Verwaltung von Büromaterialien.
• Koordination von Wartungsarbeiten und Dienstleistungen im Büro.
• Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs im Büroalltag.

Unterstützung von Führungskräften

Assistenzaufgaben:

• Direkte Unterstützung von Führungskräften durch Übernahme administrativer Aufgaben.
• Vorbereitung von Unterlagen und Präsentationen für Meetings und Konferenzen bei diesen Vollzeitjobs, Teilzeitjobs und temporäre Jobs in Osnabrück.
• Recherchen und Bereitstellung von Informationen für Entscheidungsträger.

Projektunterstützung:

• Mitarbeit bei speziellen Projekten und Aufgaben.
• Unterstützung bei der Organisation und Durchführung von Veranstaltungen in Osnabrück.

Kunden- und Öffentlichkeitsarbeit

Empfang und Betreuung von Gästen:

• Begrüßung und Betreuung von Besuchern und Gästen.
• Organisation von Bewirtungen und Catering-Diensten.

Kommunikation und Öffentlichkeitsarbeit:

• Pflege von Kontakten zu Kunden und Geschäftspartnern in Osnabrück.
• Vorbereitung von Informationsmaterialien und Präsentationen für externe Zwecke.

Weitere Aufgaben

Finanz- und Rechnungswesen:

• Unterstützung bei der Buchhaltung und Verwaltung von Finanzunterlagen.
• Erstellung und Bearbeitung von Rechnungen und Zahlungsbelegen bei diesen Vollzeitjobs, Teilzeitjobs und temporäre Jobs in Osnabrück.

IT- und Datenmanagement:

• Verwaltung und Pflege von Datenbanken und Informationssystemen.
• Unterstützung bei der IT-Administration und Problemlösung.

Persönliche Kompetenzen und Fähigkeiten

• Organisationsfähigkeit: Effiziente Planung und Koordination von Aufgaben und Terminen.
• Kommunikationsstärke: Klare und professionelle Kommunikation in Wort und Schrift.
• Diskretion: Sicherstellung der Vertraulichkeit sensibler Informationen in Osnabrück.
• Multitasking: Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu bewältigen.
• Flexibilität: Anpassungsfähigkeit an wechselnde Aufgaben und Anforderungen.
• Detailorientierung: Genauigkeit und Sorgfalt bei der Arbeit.

Sekretäre und Sekretärinnen spielen bei diesen Vollzeitjobs, Teilzeitjobs und temporäre Jobs in Osnabrück eine zentrale Rolle im reibungslosen Ablauf eines Unternehmens und tragen wesentlich zur Effizienz und Professionalität bei. Ihre Aufgaben können je nach Unternehmensgröße und -branche variieren, umfassen jedoch stets eine Kombination aus administrativen, organisatorischen und unterstützenden Tätigkeiten.

Anforderungen

Die Anforderungen an Sekretäre und Sekretärinnen sind vielfältig und umfassen sowohl fachliche Qualifikationen als auch persönliche Kompetenzen. Hier sind die detaillierten Anforderungen bei diesen Vollzeitjobs, Teilzeitjobs und temporäre Jobs in Osnabrück:

Fachliche Qualifikationen

Ausbildung:

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z.B. als Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement, Bürokaufmann/Bürokauffrau oder vergleichbare Qualifikation.
• Weiterbildung oder Zusatzausbildung im Bereich Sekretariat oder Assistenz sind von Vorteil.

Berufserfahrung:

• Erfahrung im Sekretariats- oder Assistenzbereich in Osnabrück, idealerweise in einer ähnlichen Position.
• Erfahrung in der Arbeit mit Führungskräften oder im Management-Support.

IT-Kenntnisse:

• Sicherer Umgang mit Bürosoftware (z.B. Microsoft Office: Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
• Kenntnisse in der Nutzung von Büro- und Kommunikationssystemen (Telefonanlagen, Videokonferenzsysteme).
• Grundkenntnisse im Umgang mit Datenbanken und Content-Management-Systemen können bei diesen Vollzeitjobs, Teilzeitjobs und temporäre Jobs in Osnabrück hilfreich sein.

Sprachliche Fähigkeiten

Deutschkenntnisse:

• Exzellente mündliche und schriftliche Ausdrucksfähigkeit in Deutsch.
• Fähigkeit, professionelle Korrespondenz zu führen und Dokumente zu erstellen.

Fremdsprachenkenntnisse:

• Gute Englischkenntnisse sind häufig erforderlich.
• Kenntnisse weiterer Fremdsprachen sind von Vorteil, besonders in international agierenden Unternehmen.

Persönliche Kompetenzen

Organisationsfähigkeit:

• Fähigkeit, Aufgaben in Osnabrück effizient zu planen und zu koordinieren.
• Zeitmanagement-Kompetenzen zur Bewältigung mehrerer Aufgaben gleichzeitig.

Kommunikationsstärke:

• Professionelles und höfliches Auftreten im persönlichen und schriftlichen Kontakt.
• Fähigkeit, klar und präzise bei diesen Vollzeitjobs, Teilzeitjobs und temporäre Jobs in Osnabrück zu kommunizieren.

Diskretion und Vertrauenswürdigkeit:

• Fähigkeit, vertrauliche Informationen sicher zu behandeln.
• Zuverlässigkeit und Integrität im Umgang mit sensiblen Daten.

Flexibilität und Anpassungsfähigkeit:

• Bereitschaft, sich an wechselnde Aufgaben und Prioritäten anzupassen.
• Fähigkeit, unter Zeitdruck und in stressigen Situationen in Osnabrück effizient zu arbeiten.

Detailorientierung und Genauigkeit:

• Sorgfältiges und präzises Arbeiten.
• Aufmerksamkeit für Details, um Fehler zu vermeiden und hohe Qualität sicherzustellen.

Soziale Kompetenz und Teamfähigkeit:

• Fähigkeit, gut im Team zu arbeiten und andere zu unterstützen.
• Empathie und Verständnis im Umgang mit Kollegen und externen Partnern.

Zusatzqualifikationen

Projektmanagement-Fähigkeiten:

• Grundkenntnisse im Projektmanagement sind hilfreich, insbesondere in großen Unternehmen.
• Erfahrung in der Unterstützung von Projekten und Veranstaltungen bei diesen Vollzeitjobs, Teilzeitjobs und temporäre Jobs in Osnabrück.

Kenntnisse in der Buchhaltung:

• Grundlegendes Verständnis für buchhalterische Vorgänge und Finanzmanagement.
• Fähigkeit, Rechnungen in Osnabrück zu erstellen und zu verwalten.

Fortbildungsbereitschaft:

• Bereitschaft zur kontinuierlichen Weiterbildung und Anpassung an neue Technologien und Methoden.

Die Anforderungen können je nach Unternehmen und spezifischer Position variieren. Insgesamt sind Sekretäre und Sekretärinnen bei diesen Vollzeitjobs, Teilzeitjobs und temporäre Jobs in Osnabrück vielseitig einsetzbare Fachkräfte, die durch ihre organisatorischen Fähigkeiten und ihre professionelle Unterstützung einen wichtigen Beitrag zum reibungslosen Ablauf im Büroalltag leisten.

Arbeitszeiten

Die zeitliche Flexibilität von Sekretären und Sekretärinnen in Osnabrück variiert je nach Art des Arbeitsverhältnisses (Vollzeit, Teilzeit, temporär) und den spezifischen Anforderungen des Arbeitgebers. Hier sind die Gemeinsamkeiten und Unterschiede im Detail:

Vollzeitjobs in Osnabrück

Gemeinsamkeiten:

• Regelmäßige Arbeitszeiten: Üblicherweise arbeiten Sekretäre und Sekretärinnen in Vollzeitjobs während der regulären Bürozeiten, die in der Regel zwischen 35 und 40 Stunden pro Woche liegen.
• Verfügbarkeit: Erwartet wird eine ständige Verfügbarkeit während der Arbeitszeit, um auf Anfragen und Aufgaben in Osnabrück schnell reagieren zu können.

Unterschiede:

• Überstunden: In Vollzeitpositionen kann es häufiger vorkommen, dass Überstunden notwendig sind, insbesondere in stressigen Phasen oder bei wichtigen Projekten.
• Erreichbarkeit: Einige Arbeitgeber erwarten möglicherweise, dass die Sekretäre und Sekretärinnen auch außerhalb der regulären Arbeitszeiten erreichbar sind, besonders in Führungspositionen oder international agierenden Unternehmen.

Teilzeitjobs in Osnabrück

Gemeinsamkeiten:

• Regelmäßige, aber reduzierte Arbeitszeiten: Teilzeitkräfte arbeiten weniger Stunden pro Woche als Vollzeitkräfte, oft zwischen 15 und 30 Stunden, verteilt auf einige Tage pro Woche oder halbtags.
• Planbare Arbeitszeiten: Teilzeitjobs in Osnabrück bieten oft die Möglichkeit, die Arbeitszeiten im Voraus zu planen und eventuell flexibel zu gestalten.

Unterschiede:

• Flexible Modelle: Teilzeitkräfte haben manchmal die Möglichkeit, ihre Arbeitszeiten flexibler zu gestalten, um persönliche Verpflichtungen zu erfüllen.
• Weniger Überstunden: In der Regel sind Überstunden seltener, können aber in Ausnahmen dennoch erforderlich sein.

Temporäre Jobs in Osnabrück

Gemeinsamkeiten:

• Projektbezogene Arbeitszeiten: Temporäre Jobs in Osnabrück haben oft klar definierte Arbeitszeiten, die sich nach den Anforderungen des jeweiligen Projekts richten.
• Flexibilität: Temporär Angestellte müssen oft flexibler sein, da ihre Einsatzzeiten je nach Bedarf des Unternehmens variieren können.

Unterschiede:

• Kurzfristige Verfügbarkeit: Temporäre Jobs können eine höhere kurzfristige Verfügbarkeit und Anpassungsfähigkeit erfordern, da sie oft projektbezogen oder zur Abdeckung von Spitzenzeiten dienen.
• Vielseitigkeit: Temporär Beschäftigte müssen sich schnell in neue Aufgaben und Umgebungen einarbeiten können.

Gemeinsamkeiten aller Anstellungsarten

• Anpassungsfähigkeit: Unabhängig von der Art des Arbeitsverhältnisses ist eine gewisse Anpassungsfähigkeit erforderlich, um auf unvorhergesehene Anforderungen oder Veränderungen im Arbeitsalltag reagieren zu können.
• Kommunikationsfähigkeit: Gute Kommunikationsfähigkeiten in Osnabrück sind essenziell, um effektiv mit Kollegen und Vorgesetzten zu interagieren und Aufgaben zu koordinieren.
• Organisationstalent: Die Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu organisieren und zu priorisieren, ist für alle Anstellungsarten wichtig.

Unterschiede je nach Arbeitsverhältnis

• Arbeitsbelastung: Vollzeitkräfte in Osnabrück haben oft eine höhere Arbeitsbelastung und mehr Verantwortung als Teilzeit- oder temporär Beschäftigte.
• Flexibilitätsanforderungen: Teilzeit- und temporär Beschäftigte haben tendenziell mehr Flexibilität bei der Gestaltung ihrer Arbeitszeiten, müssen aber auch oft flexibler auf die Bedürfnisse des Unternehmens reagieren.

Insgesamt erfordert jede Art von Anstellung in einem Sekretariat spezifische Formen der zeitlichen Flexibilität, wobei die genauen Anforderungen je nach Arbeitgeber und Branche variieren können.