Assistenten der Geschäftsführung für Frankfurt am Main (m/w/d) – 27,00 € / Stunde – Vollzeitjob, Teilzeitjob, Werkstudentenjob

Jobbeschreibung

Für Vollzeitjobs, Teilzeitjobs und Werkstudentenjobs in Frankfurt am Main werden motivierte und zuverlässige Assistenten der Geschäftsführung gesucht.

Aufgaben

Assistenten der Geschäftsführung (Executive Assistants) haben vielfältige und oft anspruchsvolle Aufgaben, die je nach Unternehmen und Branche variieren können. Hier sind die detaillierten Aufgabenbereiche und Tätigkeiten, die typisch für diese Position bei diesen Vollzeitjobs, Teilzeitjobs und Werkstudentenjobs in Frankfurt am Main sind:

Administrative Unterstützung in Frankfurt am Main

• Kalenderverwaltung: Terminplanung, -koordination und -überwachung für die Geschäftsführung.
• E-Mail-Management: Bearbeitung, Priorisierung und Beantwortung von E-Mails im Namen der Geschäftsführung.
• Telefonmanagement: Anrufe entgegennehmen und weiterleiten, Telefonkonferenzen in Frankfurt am Main organisieren.

Organisation von Meetings und Veranstaltungen

• Vorbereitung von Meetings: Erstellung von Tagesordnungen, Protokollen und Präsentationen.
• Logistik: Organisation von Räumen, Catering, Technik und sonstigen Ressourcen für Meetings und Veranstaltungen.
• Nachbereitung: Dokumentation und Nachverfolgung von Aufgaben und Entscheidungen.

Reiseplanung und -organisation

• Reisebuchungen: Flug-, Hotel- und Mietwagenbuchungen.
• Reisepläne: Erstellung detaillierter Reisepläne und Reiserouten bei diesen Vollzeitjobs, Teilzeitjobs und Werkstudentenjobs in Frankfurt am Main.
• Spesenabrechnung: Verwaltung und Abrechnung von Reisekosten.

Dokumentenmanagement

• Erstellung und Bearbeitung: Schreiben und Überarbeiten von Berichten, Präsentationen, Briefen und anderen Dokumenten.
• Dokumentenverwaltung: Ablage, Archivierung und Verwaltung von wichtigen Geschäftsunterlagen in Frankfurt am Main.
• Datenanalyse: Zusammenstellung und Analyse von Daten zur Unterstützung der Entscheidungsfindung.

Kommunikation und Koordination

• Interne Kommunikation: Koordination zwischen verschiedenen Abteilungen und Teams.
• Externe Kommunikation: Ansprechpartner für Kunden, Geschäftspartner und andere externe Kontakte.
• Informationsfluss: Sicherstellung eines effizienten Informationsflusses innerhalb der Organisation.

Projektmanagement in Frankfurt am Main

• Projektunterstützung: Unterstützung bei der Planung und Durchführung von Projekten.
• Projektüberwachung: Nachverfolgung des Projektfortschritts, Erstellung von Statusberichten.
• Ressourcenmanagement: Verwaltung und Zuweisung von Ressourcen für Projekte bei diesen Vollzeitjobs, Teilzeitjobs und Werkstudentenjobs in Frankfurt am Main.

Strategische Unterstützung

• Forschung: Durchführung von Marktanalysen und Recherchen zu geschäftsrelevanten Themen in Frankfurt am Main.
• Beratung: Unterstützung der Geschäftsführung bei strategischen Entscheidungen durch die Bereitstellung relevanter Informationen und Analysen.
• Vertraulichkeit: Umgang mit sensiblen und vertraulichen Informationen.

Sonstige Aufgaben

• Persönliche Unterstützung: Erledigung persönlicher Angelegenheiten der Geschäftsführung, wenn erforderlich.
• Vertretung: Vertretung der Geschäftsführung in Meetings oder bei Veranstaltungen, wenn diese nicht anwesend sein kann.
• Fortbildung: Teilnahme an Weiterbildungen und Schulungen, um immer auf dem neuesten Stand der Anforderungen zu bleiben.

Die Rolle eines Assistenten der Geschäftsführung ist in Frankfurt am Main also sehr vielseitig und erfordert ein hohes Maß an organisatorischen Fähigkeiten, Kommunikationsstärke, Diskretion und Flexibilität.

Anforderungen

Die Anforderungen an Assistenten der Geschäftsführung sind bei diesen Vollzeitjobs, Teilzeitjobs und Werkstudentenjobs in Frankfurt am Main ebenso vielfältig wie ihre Aufgaben. Hier sind die detaillierten Qualifikationen, Fähigkeiten und Eigenschaften, die in der Regel für diese Position erwartet werden:

Ausbildung und Qualifikationen

• Hochschulabschluss: Oft wird ein Abschluss in Betriebswirtschaft, Management, Kommunikation oder einem verwandten Fachgebiet bevorzugt.
• Berufsausbildung: Eine kaufmännische Ausbildung oder eine spezifische Weiterbildung zum Management-Assistenten kann ebenfalls vorteilhaft sein.
• Zusatzqualifikationen: Zertifikate in Projektmanagement, Personalführung oder spezifischen Softwarekenntnissen können von Vorteil sein.

Berufserfahrung

• Berufserfahrung: Mehrjährige Erfahrung in einer vergleichbaren Position, idealerweise als Assistent der Geschäftsführung in Frankfurt am Main oder in einer ähnlichen administrativen Rolle.
• Branchenkenntnisse: Je nach Unternehmen können spezifische Kenntnisse der Branche gefordert sein.

Fachliche Fähigkeiten

• Organisationsfähigkeit: Exzellente Fähigkeiten in der Planung und Organisation von Terminen, Meetings und Projekten bei diesen Vollzeitjobs, Teilzeitjobs und Werkstudentenjobs in Frankfurt am Main.
• Kommunikationsfähigkeiten: Hervorragende mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten in der jeweiligen Landessprache und oft auch in Englisch.
• IT-Kenntnisse: Sicherer Umgang mit den gängigen Office-Anwendungen (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) sowie Erfahrung mit spezifischer Unternehmenssoftware (z.B. ERP-Systeme, CRM-Systeme).

Soft Skills

• Diskretion: Vertraulicher Umgang mit sensiblen Informationen und Unterlagen in Frankfurt am Main.
• Multitasking: Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu managen und Prioritäten zu setzen.
• Problemlösungsfähigkeit: Proaktives Erkennen von Problemen und Entwickeln von Lösungen.
• Flexibilität: Anpassungsfähigkeit an wechselnde Aufgaben und Anforderungen sowie Bereitschaft, gelegentlich außerhalb der normalen Arbeitszeiten zu arbeiten.
• Belastbarkeit: Umgang mit hohem Arbeitsaufkommen und Stresssituationen.

Persönliche Eigenschaften

• Zuverlässigkeit: Hohes Maß an Vertrauenswürdigkeit und Verantwortungsbewusstsein.
• Detailgenauigkeit: Genauigkeit und Sorgfalt bei der Erledigung von Aufgaben bei diesen Vollzeitjobs, Teilzeitjobs und Werkstudentenjobs in Frankfurt am Main.
• Teamfähigkeit: Fähigkeit, effektiv mit verschiedenen Teams und Abteilungen zusammenzuarbeiten.
• Eigeninitiative: Selbstständiges Arbeiten und proaktives Handeln.

Sprachkenntnisse

• Englisch: Sehr gute bis fließende Englischkenntnisse in Wort und Schrift sind oft unerlässlich.
• Weitere Fremdsprachen: Kenntnisse in weiteren Fremdsprachen können je nach Unternehmen und internationaler Ausrichtung in Frankfurt am Main von Vorteil sein.

Projektmanagement

• Planung und Durchführung: Erfahrung im Management und der Koordination von Projekten.
• Methodenkenntnisse: Kenntnisse in Projektmanagement-Methoden und -Tools.

Kulturelle Kompetenz

• Interkulturelle Kommunikation: Fähigkeit, effektiv mit Menschen aus unterschiedlichen kulturellen Hintergründen zu kommunizieren.
• Globale Perspektive: Verständnis für globale Geschäftspraktiken und -etikette.

Weiterbildung und Entwicklung

• Lernbereitschaft: Bereitschaft, kontinuierlich neue Fähigkeiten und Kenntnisse in Frankfurt am Main zu erwerben.
• Fortbildungen: Teilnahme an Schulungen und Weiterbildungen zur Verbesserung der eigenen Qualifikationen.

Zusammengefasst sind Assistenten der Geschäftsführung bei diesen Vollzeitjobs, Teilzeitjobs und Werkstudentenjobs in Frankfurt am Main oft hochqualifizierte Fachkräfte, die eine breite Palette an Fähigkeiten und Eigenschaften mitbringen müssen, um den vielfältigen und oft anspruchsvollen Anforderungen gerecht zu werden.

Arbeitszeiten

Die zeitliche Flexibilität, die von Assistenten der Geschäftsführung in Frankfurt am Main erwartet wird, variiert je nach Beschäftigungsform (Vollzeit, Teilzeit, Werkstudentenjob). Hier sind die Gemeinsamkeiten und Unterschiede im Detail:

Vollzeitjobs in Frankfurt am Main

• Gemeinsamkeiten:
  • Verfügbarkeit: Erwartung, während der regulären Geschäftszeiten (meist 9 bis 17 Uhr) verfügbar zu sein.
  • Überstunden: Gelegentlich Überstunden bei dringenden Aufgaben oder Projekten, vor allem in stressigen Zeiten oder bei wichtigen Ereignissen.
  • Reisebereitschaft: Mögliche Reisetätigkeit, um die Geschäftsführung zu begleiten oder an externen Meetings in Frankfurt am Main teilzunehmen.
  • Notfallbereitschaft: Bereitschaft, in dringenden Fällen auch außerhalb der regulären Arbeitszeiten erreichbar zu sein.
• Unterschiede:
  • Arbeitsbelastung: Höheres Arbeitsaufkommen und intensivere Arbeitsphasen, die eine hohe zeitliche Flexibilität erfordern können.
  • Verantwortungsbereich: Größerer Verantwortungsbereich, der oft längere Arbeitszeiten und eine ständige Erreichbarkeit verlangt.

Teilzeitjobs in Frankfurt am Main

• Gemeinsamkeiten:
  • Flexibilität: Ebenfalls erforderlich, jedoch meist in einem geringeren Umfang als bei Vollzeitjobs.
  • Überstunden: In Ausnahmefällen, besonders in hektischen Phasen, können auch Teilzeitkräfte zu Überstunden herangezogen werden.
• Unterschiede:
  • Arbeitszeit: Klare Begrenzung der wöchentlichen Arbeitsstunden, oft auf 20 bis 30 Stunden pro Woche.
  • Verfügbarkeit: Begrenztere Verfügbarkeit während des Tages oder der Woche, was eine engere Abstimmung mit der Geschäftsführung in Frankfurt am Main erfordert.
  • Aufgabenverteilung: Weniger umfangreicher Aufgabenbereich, der entsprechend der reduzierten Arbeitszeit angepasst wird.

Werkstudentenjobs in Frankfurt am Main

• Gemeinsamkeiten:
  • Arbeitszeiten: Flexibilität in der Anpassung der Arbeitszeiten an den Studienplan.
  • Verfügbarkeit: Erwartung, in Absprache mit dem Arbeitgeber bestimmte Stunden pro Woche zu arbeiten, meist zwischen 10 und 20 Stunden.
• Unterschiede:
  • Zeiteinteilung: Hohe Anpassung der Arbeitszeiten an den Stundenplan und Prüfungsphasen des Studiums.
  • Projektarbeit: Oft projektbezogene Arbeit in Frankfurt am Main, die punktuell mehr zeitliche Flexibilität erfordern kann, insbesondere während Prüfungszeiten oder bei der Fertigstellung von Projekten.
  • Langfristige Planung: Geringere langfristige Verfügbarkeit aufgrund der begrenzten Dauer des Werkstudentenverhältnisses und den Prioritäten des Studiums.

Gemeinsamkeiten bei allen Beschäftigungsformen

• Kommunikationsfähigkeit: Unabhängig von der Arbeitszeitmodelle wird in Frankfurt am Main eine hohe Erreichbarkeit und schnelle Kommunikationsfähigkeit erwartet, um flexibel auf Anfragen und Aufgaben reagieren zu können.
• Planungsfähigkeit: Fähigkeit zur effizienten Planung und Priorisierung der Aufgaben, um die zeitliche Flexibilität zu gewährleisten.
• Vertrauenswürdigkeit und Zuverlässigkeit: Hohe Erwartungen an Diskretion und Verlässlichkeit, insbesondere bei der Arbeit mit sensiblen Informationen und der Unterstützung der Geschäftsführung.

Unterschiede bei allen Beschäftigungsformen

• Zeitliche Belastung: Variiert stark zwischen den Arbeitsmodellen, mit Vollzeitkräften, die am stärksten belastet sind, während Teilzeit- und Werkstudentenjobs mehr auf die individuelle Verfügbarkeit und Studienverpflichtungen Rücksicht nehmen.
• Verantwortungsumfang: Vollzeitkräfte in Frankfurt am Main tragen in der Regel mehr Verantwortung und haben einen breiteren Aufgabenbereich als Teilzeit- oder Werkstudentenkräfte.

Zusammengefasst müssen Assistenten der Geschäftsführung in allen Beschäftigungsformen eine gewisse Flexibilität mitbringen, wobei der Grad der Flexibilität und die spezifischen Anforderungen je nach Arbeitszeitmodell unterschiedlich ausgeprägt sind.